IMG_3526Store deler av bedriftsarkivet etter Spillum Dampsag & Høvleri og A/S Spillumbruket, som altså var i drift henholdsvis i 1884-1933 og 1933-1986, er bevart. Unntaket er en del arkivmateriale fra 1950- og 60-tallet som ble kastet etter en opprydding på slutten av 1960-tallet. At så vidt mye arkivmateriale finnes etter en enkelt, privat aktør fra næringslivet er unikt både i lokal, regional og nasjonal sammenheng. Få komplette arkiver av denne størrelsen er tatt vare på etter industribedrifter, og er det eneste kjente som er så godt bevart etter et sagbruk. Spillumbrukets spesielle historikk etter nedleggelsen bidro naturligvis til dette. Da det på slutten av 1980-tallet ble klart at sagbruket skulle få status som museum, tok Stiftelsen Spillum Dampsag & Høvleri initiativ til å samle og ordne bedriftsarkivet.

I 1986 befant store deler av arkivet seg i permer og bokser i det gamle kontorbygget. I tillegg lå også enkelte dokumentserier i hyller og skap omkring på resten av bruksområdet. En stor del av arkivet fra tiden før 1933 ble funnet i seks store kasser på et loft. Arbeidet med ordningen av arkivet startet i september 1989 og pågikk fram til mars 1990, og var meget omfattende. Ved oppstarten utgjorde bedriftsarkivene etter de to sagbrukene til sammen 100 hyllemeter regnet i standard arkivbokser, protokoller, samt tegninger og brosjyrer. Alt materialet ble gjennomgått, protokoll for protokoll, pakke for pakke og i mange tilfeller dokument for dokument. Gjennom denne prosessen ble arkivets totale omfang redusert til godt og vel 60 hyllemeter, ordnet i arkivbokser og satt på kontorbyggets gamle arkivrom.

Stiftelsen Spillum Dampsag & Høvleri sto for administrasjonen av arbeidet og finansierte alle kostnader ved arkiveringen, unntatt lønn. Det praktiske arbeidet med arkiveringen ble utført av Elisabeth Hildrum og Magne Heglum med rådgivning og oppfølging fra blant andre Ida Bull ved Statsarkivet i Trondheim, Eli Røthe fra Steinkjer og bestyrer ved Namdalsmuseet, Geir Grøtan. Den daværende kulturvernkonsulenten ved kulturavdelingen i Nord-Trøndelag, Olav L’Orange, hadde det faglige ansvaret for prosjektet. Gjennom dette arkiveringsarbeidet kan det slås fast at ”en […] temmelig kaotisk dokumenthaug [ble omformet] til en ordnet kilde for en bedrifts liv og mange menneskers livsinnsats”, som det heter i arkivnøkkelen som ble utarbeidet parallelt med ordningen og opprydningen.

Arkivet var nå gjort bedre tilgjengelig. I 2010 ble det tatt et nytt initiativ for å gjøre det ytterligere tilgjengelig for museets egne ansatte, forskere og andre brukere. På bakgrunn av dette søkte Norsk Sagbruksmuseum om midler hos ABMU, seinere Norsk Kulturråd, for å skanne arkivet og lage en elektronisk arkivnøkkel. Søknaden ble innvilget og skanner og annet utstyr ble kjøpt inn. Museet administrerte arbeidet som ble utført av museets konservator og arbeidsledig ungdom utplassert ved museet gjennom NAV. I perioden oktober 2012 til januar 2013 ble arkivet nyordnet og grundigere sortert. Registrering av arkivet i det elektroniske arkivnøkkelsystemet ASTA forgikk parallellt. Den nye og oppdaterte arkivnøkkelen ble publisert på Arkivportalen våren 2013. I tillegg foregår det en skanningen av arkivets ca 1 million dokumenter, som vil pågå i flere år framover.

Sommeren 2013 overtok så Norsk Sagbruksmuseum arkiv og bildearkiv etter Namsen Fellesfløting. Førstnevnte ble sommeren 2013 gjennomgått, ordnet og registrert i ASTA, på lik linje med bedriftsarkivene etter sagbruket. Ny arkivnøkkel er utarbeidet og arkivbokser og -omslag er byttet ut med nye i syrefritt materiale. Arkivet står pr. i dag på den nedlagte planteskolen på Kvatningen. I løpet av høsten 2013 ble det anskaffet egne brannsikre arkivskap til dette arkivet, vinteren 2014 vil arkivet bli flyttet til det nye nærmagasinet ved Spillum Dampsag & Høvleri.

Det er også satt i gang registrering av bildearkivet etter fellesfløtingen i PRIMUS (nasjonal database for registrering av museumsgjenstander, -bilder, -bygninger og kunstverk). Etter ferdig registrering vil bildesamlingen være tilgjengelig gjennom Digitalt Museum. Foreløpig arbeides det med å fjerne duplikater og å skaffe til veie informasjon om de forskjellige bildene og personene som er avbildet på bildene.